Merking „afgreiðslutíma“ getur verið mismunandi eftir geira, skyldum og aðstæðum. Við skulum skoða "afgreiðslutíma" almennt og rannsaka fjölmargar aðferðir sem þú og stofnun þín getur náð skjótum afgreiðslutíma fyrir viðskiptavini þína og ýmis önnur vinna.
Almenn merking "afgreiðslutíma" er lengd ferlis frá upphafi til þess að því er lokið.
Með öðrum orðum, þegar þú byrjar málsmeðferð, eins og áþreifanlegt verkefni, eins og að afhenda hlut, hversu mikinn tíma þarf til að klára það ferli? Frá upphafi til enda er þessi tímalengd „afgreiðslutími“. Hraður eða stuttur afgreiðslutími er mun æskilegri fyrir mörg fyrirtæki en lengri.
Í mismunandi geirum og teymum eru sérstök ferli sem eru metin með tilliti til framleiðni þeirra og skilvirkni. Við óteljandi aðstæður hefur uppfyllingartímabilið bein áhrif á botninn og getur skapað töluverðar hættur. Með því að lágmarka meðhöndlunartíma geta fyrirtæki dregið úr launakostnaði, svo nokkrir kostir séu nefndir.
Að ná skjótum afgreiðslutíma án þess að gefa upp hágæða er æskilegt markmið sem vert er að elta. Ákveðnar viðskipta mikilvægar verklagsreglur sem leggja áherslu á skjót viðbrögð samanstanda af:
Áreiðanleg læknishjálp einstaklingshjálp
Þróun á glænýjum hlutum
Heimild lána viðskiptavina
Leyfi fjármögnunarbeiðna
Skilvirk ferli á rannsóknarstofu
Í hverri atburðarás er munurinn á frestað og skjótri úrlausn mikilvægur og getur valdið skaðlegum árangri og misstum möguleikum. Ef þú hefur stuttan aðgerðatíma getur það leitt til fjárhagslegs tjóns fyrir þjónustu þína.
Ferlið er óskráð og óljóst. Ferlar eru handknúnir og krefjast mikillar mannlegrar meðferðar. Vinnuafhendingar eru gruggugar eða óviðeigandi meðhöndlaðar. Samskipti meðan á málsmeðferð stendur er ábótavant. Lausnirnar eru aðskildar og eru á besta aldri.
Skilvirkni er aldrei ákveðin eða mismæld, felur vandamálin.
Vinnu við endurnýjun ferla getur upplýst þessi mál og hafið frumkvæði til að draga úr lengd aðgerða, draga úr afgreiðslutíma og auka nákvæmni, frammistöðu, skilvirkni og reynslu viðskiptavina/starfsmanna.
Þegar flöskuhálsar eða villur eru ákveðnar eru meðal upphafspunkta til að skoða áfram í handvirkum hlutum aðgerða þinna. Þetta gæti þýtt pappírsbundnar tegundir eða skrár, tölvupóst sendur til samþykkis, samnýtt gögn, töflureiknir notaðir til að rekja, og svo framvegis. Þetta eru allt vísbendingar um meðhöndlun upplýsinga og ákvarðanatöku.
Hægt er að einfalda verklagsreglur fljótt með því að færa handstýrð störf yfir í sjálfvirkt vinnslukerfi. Hvers konar verkefni sem fylgja ákveðnu mynstri eða hægt er að stjórna með fyrirfram skilgreindum rökstuðningi fyrirtækisins er fullkominn kandídat fyrir sjálfvirkni.
Sjálfvirkni bætir afgreiðslutíma með sjálfvirkni til að lágmarka afgreiðslutíma. Hugsaðu um mörg atriði sem geta tafið mannlega starfsmann sem hluta af verkefni. Önnur, brýnni störf geta komið upp. Ungt fólk getur orðið veikt og þarf að sinna þeim. Skipulögð ferðalög geta truflað rútínuna. Lykilstarfsmaður á ýmsu tímabelti gæti hafa dottið út snemma dags, skilgreiningarval verða ekki tekin fyrr en morguninn eftir.
Þetta á hverjum degi, veldur töfum á snjóbolta og hefur áhrif á heildarframleiðni. Þegar Alan yfirgaf tengsl við Betty, sem gat ekki afhent Charlotte mikilvægar upplýsingar á réttum tíma. Charlotte hafði áætlað heilan dag til að vinna með starfið, en vegna seinkaðrar afhendingu fékk hún ekki tilskilin störf fyrr en daginn eftir, þegar hún var bókuð með ráðstefnum, og í kjölfarið lenti hún á eftir í samskiptum sínum við David.
Endurskipun í hópstarfi.
Allir þessir eiginleikar, samþættir rökfræði fyrirtækisins til að beina verkum og kröfum á viðeigandi hátt, gera ákveðna verulega aukna skilvirkni og hlutfall.
Hægt er að þróa sjálfvirkt ferli með því að draga og sleppa. Form stendur fyrir hvert verk og hægt er að tengja það við ýmis önnur störf í réttri röð (eða kvísla í annan hluta verklagsins) til að líkja eftir raunverulegum aðgerðum. Sú einföldu athöfn að setja alla málsmeðferðina fram gerir það strax ljóst að það sé rætt og gagnrýnt af öllum hagsmunaaðilum.
Þegar hagsmunaaðilar eru sammála er hægt að prófa rétta málsmeðferð í rauntíma. Um leið og prófanir heppnast og endurtekningar fullar er hægt að snúa aðferðinni til hópa til notkunar á vettvangi.
Kerfið sér um að stjórna ferlinu með því að úthluta verkefnum til kjörinna einstaklinga og senda út tilkynningar, áminningar og stigmögnun eftir því sem nauðsynlegt er, og breytir eftirspurn eftir pappír, símtölum, tölvupósti, töflureiknum og ráðstefnum. Það lætur tiltekin verkefni ganga snurðulaust, ræsir eftirfarandi verkefni þegar því fyrra er lokið, sem leiðir til þess að öllu ferlinu er lokið.